Η ανάγκη για απρόσκοπτη συνεργασία μεταξύ εξωτερικών και εσωτερικών ελεγκτών

Η σχέση μεταξύ των εξωτερικών ελεγκτών, των εσωτερικών ελεγκτών και της Επιτροπής Ελέγχου μιας οντότητας, έχει σήμερα καταστεί πολύ σημαντική. Οι Εποπτικές Αρχές ενδιαφέρονται όλο και περισσότερο για την ορθή καταγραφή και επεξήγηση των λόγων για τους οποίους οι εξωτερικοί ελεγκτές θεώρησαν κατάλληλο να χρησιμοποιήσουν την ελεγκτική εργασία του τμήματος εσωτερικού ελέγχου και ταυτόχρονα επικροτούν τη μείωση ή εξάλειψη της διπλής εργασίας (πράγμα που επιτυγχάνεται μέσω της σχέσης αυτής όπως και η βελτιωμένη ποιότητα ελέγχου).

Οι Εποπτικές Αρχές δίνουν, επίσης, όλο και περισσότερη έμφαση στην επικοινωνία μεταξύ των εξωτερικών ελεγκτών, του τμήματος εσωτερικού ελέγχου και της Επιτροπής Ελέγχου μια οντότητας. Η Επιτροπή Ελέγχου διαδραματίζει σημαντικό ρόλο στην εναρμόνιση της σχέσης μεταξύ των εξωτερικών ελεγκτών και των εσωτερικών ελεγκτών και στη διευκόλυνση της μεταξύ τους επικοινωνίας.

Η παρούσα τοποθέτηση θα εξετάσει κυρίως τις συνθήκες κάτω από τις οποίες είναι κατάλληλο για τον εξωτερικό ελεγκτή να χρησιμοποιεί την εργασία του τμήματος εσωτερικού ελέγχου, με τα συνεπακόλουθα οφέλη για τον εξωτερικό ελεγκτή και την οντότητα που ελέγχεται.

Με βάση το Διεθνές Πρότυπο Ελέγχου ΔΠΕ 610, ο εξωτερικός ελεγκτής μπορεί να χρησιμοποιήσει την εργασία του τμήματος εσωτερικού ελέγχους με τους ακόλουθους δύο τρόπους:

1. Να χρησιμοποιήσει την εργασία του τμήματος εσωτερικού ελέγχου για να προμηθευθεί αποδεικτικά στοιχεία ελέγχου και/ή
2. Να χρησιμοποιήσει το τμήμα για να του παράσχουν άμεση βοήθεια υπό την καθοδήγηση και επίβλεψή του.

Ο εξωτερικός ελεγκτής μπορεί να χρησιμοποιήσει την εργασία του τμήματος εσωτερικού ελέγχου, αφού προηγουμένως εξασκώντας την επαγγελματική του κρίση έχει εκτιμήσει προσεκτικά:

1. Κατά πόσο η οργάνωση, οι πολιτικές και οι διαδικασίες του τμήματος υποστηρίζουν την αντικειμενικότητα των εσωτερικών ελεγκτών
2. Την ικανότητα και τις επαγγελματικές γνώσεις του τμήματος εσωτερικού ελέγχου
3. Κατά πόσο το τμήμα εσωτερικού ελέγχου εφαρμόζει μια συστηματική και πειθαρχημένη προσέγγιση, περιλαμβανόμενου και ελέγχου ποιότητας (ΔΠΕ 610.15)

Η αντικειμενικότητα του εσωτερικού ελεγκτή αφορά τη διεξαγωγή της εργασίας μη επιτρέποντας σε προκατάληψη, σύγκρουση συμφερόντων ή ανάμειξη τρίτων να επηρεάσει την επαγγελματική κρίση.

Η ικανότητα αφορά την επίτευξη και διατήρηση γνώσης και δεξιοτήτων του τμήματος εσωτερικού ελέγχου, σε σημείο που να διεξάγει επαρκώς τις εργασίες του σε υψηλή ποιότητα και με βάση τα σχετικά επαγγελματικά πρότυπα.

Είναι σημαντικό όμως να υπάρχει μια συστηματική και πειθαρχημένη προσέγγιση. Το τμήμα εσωτερικού ελέγχου πρέπει να έχει ξεκάθαρα καταγραμμένες διαδικασίες εσωτερικού ελέγχου, καθώς και οδηγίες που να καλύπτουν τομείς όπως αξιολόγηση κινδύνων, προγράμματα εργασίας, αποδεικτικά στοιχεία, εκθέσεις, καθώς και κατάλληλες πολιτικές ελέγχου ποιότητας.

Άσχετα με την πρόθεση του να χρησιμοποιήσει την εργασία του εσωτερικού ελεγκτή, ο εξωτερικός ελεγκτής πρέπει πάντοτε να έχει υπόψη του ότι η αποτελεσματική επικοινωνία μεταξύ των εσωτερικών και εξωτερικών ελεγκτών δημιουργεί συνθήκες όπου οι εξωτερικοί ελεγκτές μπορούν να πληροφορηθούν σημαντικά θέματα τα οποία μπορεί να επηρεάσουν την εργασία τους. Αυτό είναι πολύ σημαντικό και για το λόγο αυτό η επικοινωνία και οι συζητήσεις μεταξύ των εξωτερικών και εσωτερικών ελεγκτών πρέπει να διεξάγονται κατά τακτά χρονικά διαστήματα σε όλη τη διάρκεια της περιόδου ελέγχου. Οι εξωτερικοί ελεγκτές πρέπει να ενημερώνουν το τμήμα εσωτερικού ελέγχου για σημαντικά θέματα που μπορεί να αφορούν την εργασία τους, και ταυτόχρονα να έχουν πρόσβαση σε εκθέσεις του τμήματος εσωτερικού ελέγχου και να πληροφορούνται για οποιαδήποτε σημαντικά θέματα περιέρχονται στην αντίληψη του τμήματος και που μπορεί να επηρεάσουν την εργασία των εξωτερικών ελεγκτών.

Είναι επίσης πολύ σημαντική η επικοινωνία με την Επιτροπή Ελέγχου για τον γενικό σχεδιασμό του εξωτερικού ελέγχου. Η επικοινωνία αυτή πρέπει να περιλαμβάνει και πληροφόρηση για το πώς σχεδιάζει ο εξωτερικός ελεγκτής να χρησιμοποιήσει την εργασία του τμήματος εσωτερικού ελέγχου.

Η αμφίδρομη επικοινωνία με την Επιτροπή Ελέγχου είναι σημαντική στο να βοηθήσει:

1. Τους εξωτερικούς ελεγκτές και την ίδια την Επιτροπή Ελέγχου να κατανοήσουν καλύτερα την οντότητα και το περιβάλλον της (συμπεριλαμβανομένου και του εσωτερικού ελέγχου), να εντοπίσουν πηγές αποδεικτικών στοιχείων και να προμηθεύσουν πληροφορίες για συγκεκριμένες πράξεις και γεγονότα
2. Την Επιτροπή Ελέγχου να εκπληρώσει την υποχρέωση της να επιβλέπει την ετοιμασία οικονομικών καταστάσεων και εκθέσεων, με αποτέλεσμα να μειώνονται οι κίνδυνοι για σημαντικά λάθη ή ανακρίβειες στις οικονομικές καταστάσεις.

Καταλήγοντας, κατά τη γνώμη μου η εργασία του τμήματος εσωτερικού ελέγχου είναι πολύ χρήσιμη, τόσο για τον εξωτερικό ελεγκτή όσο και για την Επιτροπή Ελέγχου, και φυσικά και για την ίδια την οντότητα που ελέγχεται. Για τον εξωτερικό ελεγκτή είναι σημαντική γιατί σημαίνει εξοικονόμηση χρόνου και κόστους, καθώς και βελτιωμένη ποιότητα εργασίας. Ο εξωτερικός ελεγκτής μπορεί να επικεντρωθεί σε νέες διαδικασίες ελέγχου, με πιθανότητα να εντοπιστούν νέες αδυναμίες οι οποίες θα εκτεθούν στην Επιτροπή Ελέγχου. Η αποφυγή διπλής εργασίας και συνεχούς παρουσίασης των ίδιων θεμάτων είναι σημαντικό όφελος τόσο για την Επιτροπή Ελέγχου, όσο και για την οντότητα.

Τα τελευταία χρόνια στην Κύπρο, ως αποτέλεσμα της τροποποίησης της σχετικής νομοθεσίας, έχουν συσταθεί αρκετές νέες Επιτροπές Ελέγχου σε εταιρείες δημοσίου ενδιαφέροντος. Κατά τη γνώμη μου οι εξωτερικοί ελεγκτές θα πρέπει να αναλαμβάνουν πρωτοβουλία στο να βοηθούν τις Επιτροπές Ελέγχου να διεκπεραιώνουν τις υποχρεώσεις τους κατάλληλα. Και θεωρώ ότι η ορθή συνεργασία, η αλληλοβοήθεια και ο συντονισμός μεταξύ των εξωτερικών ελεγκτών, των εσωτερικών ελεγκτών και της Επιτροπής Ελέγχου είναι ζωτικής σημασίας, συμβάλλοντας καταλυτικά στην ικανοποιητική διεκπεραίωση των υποχρεώσεων του κάθε ενός από τα τρία αυτά σώματα.

Άντρεα Συρίμη, Principal, KPMG Limited, 22 209 000, [email protected]