Project Management – Πολυτέλεια ή αδήριτη ανάγκη;

Περίπου 1 δις δολάρια σπαταλούνται κάθε δευτερόλεπτο από οργανισμούς και επιχειρήσεις ανά το κόσμο, λόγω της απουσίας σωστού Project Management, σύμφωνα με πρόσφατη έρευνα του Project Management Institute (PMI). Αυτό μεταφράζεται σε απώλεια περίπου 2 τρις δολαρίων το χρόνο.

Αξιοσημείωτο είναι επίσης το γεγονός ότι 33% των projects δεν υλοποιούν το στόχο τους, 43% δεν ολοκληρώνονται μέσα στον οικονομικό τους προϋπολογισμό, ενώ σχεδόν τα μισά (48%) βγαίνουν εκτός χρονοδιαγράμματος. Τα χαμηλά επίπεδα αναγνώρισης του Project Management ως κινητήριας δύναμης της επιχειρηματικής στρατηγικής και υλοποίησης των ζωτικών της στόχων, είναι βασική αιτία διολίσθησης προϋπολογισμών και κατά συνέπεια αποτυχίας έργων. Τα ευρήματα μιας σχετικής έρευνας της 4PM, εταιρείας λογισμικού Project Management, ενισχύουν τα παραπάνω υποστηρίζοντας πως το μέσο ποσοστό αποτυχίας έργων ανέρχεται στο 70%!

Σε πολλές περιπτώσεις βλέπουμε τα οφέλη του Project Management να αναγνωρίζονται μετά την αποτυχία έργων. Ίσως αυτό να οφείλεται στο ότι θεωρείται από πολλούς μια καινούρια υπηρεσία υψηλού κόστους, ιδιαίτερα σε μια χρονική περίοδο (μετά την οικονομική κρίση) όπου τα περιθώρια κέρδους είναι ακόμα στενά.

Για την ακρίβεια, όμως, το Project Management, με “Project” να θεωρείται οτιδήποτε έχει αρχή και τέλος, και συγκεκριμένο στόχο, προϋπήρχε από πάντα, ενώ εδραιώθηκε σαν όρος τον τελευταίο αιώνα. Project μπορεί να είναι η αναβάθμιση ενός καινούριου λογισμικού σε μια επιχείρηση, ένα αναπτυξιακό έργο, ή η συγχώνευση δύο εταιρειών. Project Managers συναντώνται σε όλους τους τομείς και διαχειρίζονται έργα αξίας από μερικές χιλιάδες δολάρια μέχρι και πολλά δις. Όλοι οι Project Managers έχουν 3 κοινούς στόχους: να παραδώσουν/υλοποιήσουν το Project/έργο εντός προϋπολογισμού, εντός χρονικού πλαισίου και σύμφωνα με τις ποιοτικές παραμέτρους που έχουν προκαθοριστεί. Επομένως, το Project Management δεν περιορίζεται σε κάποιο συγκεκριμένο τομέα αλλά βρίσκει εφαρμογή σε όλους, με τις διάφορες μεθοδολογίες να έχουν βάση στην ίδια λογική.

Αποκτώντας εμπειρία από projects σε διαφορετικούς τομείς, στην Κύπρο αλλά και στο εξωτερικό, και έχοντας την ευκαιρία να συζητήσω με στελέχη επιχειρήσεων και οργανισμών, είναι ξεκάθαρο ότι υπάρχει έντονη ανάγκη για μια στενότερη συνεργασία μεταξύ Project Manager και διοικητικών στελεχών, για την κατανόηση των κινδύνων και της εξέλιξης των έργων. Είναι επίσης εμφανή τα θετικά αποτελέσματα που προκύπτουν από ένα κεντρικό Project Management Office (PMO), το οποίο επιβλέπει οριζόντια όλα τα έργα που πραγματοποιούνται παράλληλα σε έναν οργανισμό ή επιχείρηση και μπορεί έτσι να παρέχει μια ολοκληρωμένη εικόνα στο διοικητικό συμβούλιο, ενημερώνοντας για τους κινδύνους, την οικονομική κατάσταση και τη γενική πρόοδο.

Σημαντικό ωστόσο, είναι να κατανοηθεί ο ρόλος του Project Manager και η διαφοροποίηση αυτού με την ομάδα που θα παραδώσει το έργο. Οι Project Managers είναι αυτοί που θα βοηθήσουν, καθοδηγήσουν αλλά και θα εμπνεύσουν τις ομάδες τους στο να υλοποιήσουν το project, έχοντας πάντα παράλληλα στο μυαλό τους στρατηγικούς στόχους της επιχείρησης. Ο Project Manager είναι το άτομο που θα έχει συμβάλει καθοριστικά στην επιτυχία ενός έργου, αλλά και το άτομο που θα επωμισθεί την ευθύνη σε περίπτωση αποτυχίας.

Στην περίπτωση της Κύπρου, ίσως το γεγονός ότι πολλές επιχειρήσεις τώρα ανακάμπτουν, καθώς και το γεγονός ότι το Project Management σε πολλές περιπτώσεις δεν προσφέρει μια μόνιμη θέση εργοδότησης σε ένα οργανισμό, δεν γνωρίζει την ανάπτυξη που γνωρίζει σε άλλες χώρες.

Αυτό φαίνεται να αλλάζει σιγά σιγά, αφού βλέπουμε να υπάρχει αυξανόμενη ζήτηση και ανάγκη για Project Managers από τράπεζες, κρατικούς οργανισμούς και ιδιωτικές επιχειρήσεις. Πλέον ο σύγχρονος επιχειρηματικός κόσμος καλείται να αντιμετωπίσει προκλήσεις, να αφομοιώσει αλλαγές, να είναι σε θέση να αδράξει ευκαιρίες, αλλά και να ανταπεξέλθει σε κινδύνους, σε ένα συνεχώς μεταβαλλόμενο επιχειρηματικό και οικονομικό περιβάλλον. Η τεχνολογία εξελίσσεται με ραγδαίους ρυθμούς και είναι εμφανής η κρισιμότητα της διαχείρισης των διαφόρων μεταβολών για την επίτευξη του βέλτιστου αποτελέσματος.

Εν κατακλείδι, αν και δεν αποτελεί πανάκεια για όλα τα προβλήματα που μπορεί να αντιμετωπίζουν οι σύγχρονες επιχειρήσεις, η χρήση εμπεριστατωμένων μεθοδολογιών και λογισμικών Project Management μπορεί να συνδράμει στην ομαλοποίηση των αλλαγών, την πρόληψη των κίνδυνων, την εκμετάλλευση ευκαιριών και την εξοικονόμηση πόρων. Ανεξάρτητα από την προσέγγιση, οι επιχειρήσεις που υιοθετούν σωστές πρακτικές Project Management είναι και αυτές που αποκομίζουν τα οφέλη.

Σύνα Ζαβέρδα, Αssistant Manager, ΚPMG Limited, 22 209 000, [email protected]