Ασφαλιστικές: Οδηγός για εξωτερική ανάθεση εργασιών

Οδηγό προς τις ασφαλιστικές εταιρείες όταν αναθέτουν την εκτέλεση και διεκπεραίωση κρίσιμων λειτουργιών ή δραστηριοτήτων σε τρίτους (εξωτερική ανάθεση), ετοίμασε η Υπηρεσία Ελέγχου Ασφαλιστικών Εταιρειών.

Όπως αναφέρεται στα σχετικά έγγραφα, στο πλαίσιο της οδηγίας για τη Φερεγγυότητα II, προνοούνται ειδικές διατάξεις που ισχύουν όταν οι ασφαλιστικές ή/ και αντασφαλιστικές επιχειρήσεις αναθέτουν την εκτέλεση και διεκπεραίωση κρίσιμων ή βασικών λειτουργιών ή δραστηριοτήτων ή διαδικασιών σε παρόχους υπηρεσιών εκτός της επιχείρησης τους (εξωτερική ανάθεση).

Σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 2 των περί Ασφαλιστικών και Αντασφαλιστικών Εργασιών και Άλλων Συναφών Θεμάτων Νόμων του 2016-2022, εξωτερική ανάθεση ή εξωπορισμός σημαίνει συμφωνία οποιασδήποτε μορφής μεταξύ ενός ασφαλιστή και ενός παρόχου υπηρεσιών, είτε πρόκειται για εποπτευόμενη οντότητα είτε όχι, με την οποία ο εν λόγω πάροχος υπηρεσιών αναλαμβάνει μια διαδικασία, παρέχει μια υπηρεσία ή εκτελεί μια δραστηριότητα, είτε άμεσα είτε με υπεργολαβική ανάθεση, που διαφορετικά θα είχε αναληφθεί από τον ίδιο τον ασφαλιστή.

Τονίζεται ότι τα Διοικητικά Συμβούλια και τα ανώτερα στελέχη των ασφαλιστών πρέπει να έχουν επίγνωση του γεγονότος ότι όταν συνάπτουν συμφωνίες εξωτερικής ανάθεσης δημιουργούν μια εξάρτηση από τρίτο μέρος, το οποίο έχει τη δυνατότητα να επηρεάσει τη λειτουργική ανθεκτικότητα της επιχείρησής τους.

Σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 50 παράγραφος 3 του Νόμου, οι ασφαλιστές έχουν υποχρέωση να ενημερώνουν εγκαίρως τον Έφορο πριν από την εξωτερική ανάθεση κρίσιμων ή σημαντικών λειτουργιών ή δραστηριοτήτων, καθώς και για τυχόν μεταγενέστερες σημαντικές εξελίξεις σε σχέση με τις λειτουργίες ή δραστηριότητες αυτές.

Οι εποπτικές απαιτήσεις για την εξωτερική ανάθεση στοχεύουν να διασφαλίσουν ότι:

-Υπάρχει αποτελεσματική καθημερινή διαχείριση από τα ανώτερα στελέχη ή το ΔΣ.

-Υπάρχει αποτελεσματική εποπτεία από το ΔΣ.

-Υπάρχει μια υγιής πολιτική εξωτερικής ανάθεσης και υπάρχουν υγιείς διαδικασίες εξωτερικής ανάθεσης.

-Οι ασφαλιστές διαθέτουν ένα αποτελεσματικό και αποδοτικό πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου, που να συμπεριλαμβάνει τις λειτουργίες που ανατίθενται σε εξωτερικούς συνεργάτες.

-Όλοι οι κίνδυνοι που σχετίζονται με την εξωτερική ανάθεση κρίσιμων ή σημαντικών λειτουργιών εντοπίζονται, αξιολογούνται, παρακολουθούνται, διαχειρίζονται, αναφέρονται και, κατά περίπτωση, μετριάζονται.

-Υπάρχουν κατάλληλα σχέδια για την έξοδο από τις ρυθμίσεις εξωτερικής ανάθεσης κρίσιμων ή σημαντικών λειτουργιών, π.χ. με μετάβαση σε άλλο πάροχο υπηρεσιών ή με επανένταξη των κρίσιμων ή σημαντικών λειτουργιών που ανατίθενται σε εξωτερικούς συνεργάτες στην επιχείρηση και ο Έφορος παραμένει σε θέση να ασκεί αποτελεσματικό έλεγχο τους ασφαλιστές, συμπεριλαμβανομένων των λειτουργιών που έχουν ανατεθεί σε εξωτερικούς συνεργάτες.

Τι συνιστά εξωτερική ανάθεση

Εξωτερική ανάθεση είναι η συμφωνία, οποιασδήποτε μορφής, μεταξύ ενός ασφαλιστή και ενός παρόχου υπηρεσιών, υποκείμενου ή όχι σε εποπτεία, με την οποία ο εν λόγω πάροχος αναλαμβάνει, άμεσα ή ως υπεργολάβος, τη διεκπεραίωση διαδικασιών, την παροχή υπηρεσιών ή την εκτέλεση λειτουργιών που διαφορετικά θα είχαν διενεργηθεί από τον ίδιο τον ασφαλιστή.

Όταν ένας ασφαλιστής παρέχει ασφαλιστικές υπηρεσίες στους αντισυμβαλλομένους του και ορισμένα στοιχεία από την παροχή αυτών των υπηρεσιών έχουν ανατεθεί στον εξωτερικό πάροχο, η συμφωνία είναι πιθανό να είναι εξωτερική ανάθεση εκτός και εάν ο αντισυμβαλλόμενος έχει άμεση συμβατική σχέση με τον εξωτερικό πάροχο για την παροχή αυτών των υπηρεσιών. Οποιαδήποτε εξάρτηση από πάροχο υπηρεσιών για Λειτουργίες που επιτρέπουν στον ασφαλιστή να παρέχει ασφαλιστικές υπηρεσίες θεωρείται εξωτερική ανάθεση.

Δεν θεωρείται ωστόσο εξωτερική ανάθεση ουσιώδους επιχειρηματικής λειτουργίας, η παροχή στους ασφαλιστές, συμβουλευτικών ή άλλων συναφών υπηρεσιών (π.χ. νομικών). Η πρόσληψη ειδικού συμβούλου, για παράδειγμα, για την παροχή εφάπαξ τεχνικών συμβουλών ή εφάπαξ υποστήριξης για την κανονιστική συμμόρφωση, τον εσωτερικό έλεγχο, τα λογιστικά, τη διαχείριση κινδύνων ή την αναλογιστική λειτουργία του ασφαλιστή δεν συνιστά συνήθως εξωτερική ανάθεση. Ωστόσο, μπορεί να γίνει εξωτερική ανάθεση εάν ο ασφαλιστής στη συνέχεια βασιστεί σε αυτόν τον σύμβουλο για τη διαχείριση μιας εσωτερικής λειτουργίας ή υπηρεσίας, π.χ. όταν εγκατασταθεί ή τεθεί σε πλήρη εφαρμογή. Όσο πιο ουσιαστική ή συχνή είναι η συμβουλή ή η υπηρεσία που παρέχεται από τον εξωτερικό πάροχο στον ασφαλιστή, τόσο πιο πιθανό είναι να εμπίπτει στον ορισμό της εξωτερικής ανάθεσης .

Τονίζεται ότι η σημασία ή η κρίσιμη φύση, ή ακόμα και το είδος της διευθέτησης ως εξωτερική ανάθεση δεν είναι στατική. Με άλλα λόγια, μια λειτουργία ή μια υπηρεσία που προηγουμένως δεν θεωρούνταν εξωτερική ανάθεση μπορεί να γίνει, λόγω της εξάρτησης από αυτήν από την επιχείρηση ή τη συχνότητα της υπηρεσίας.

Αναμένεται ότι οι ασφαλιστές θα έχουν καθορισμένη πολιτική για τον προσδιορισμό κρίσιμων και σημαντικών λειτουργιών, στην οποία να καθορίζονται με σαφήνεια τα κριτήρια και οι παράγοντες που λαμβάνονται υπόψη, και η οποία να λαμβάνει υπόψη και τη φύση, την κλίμακα και την πολυπλοκότητα της επιχείρησης («αρχή της αναλογικότητας»). Η πολιτική αυτή θα πρέπει να εφαρμόζεται με συνέπεια σε όλες τις αποφάσεις της εξωτερικής ανάθεσης.